El presente catálogo es temático. Es decir, que hay una sola obra por registro, independientemente del número de fuentes. Se detallan a continuación los campos contenidos en la ficha y los criterios adoptados para rellenar cada campo. 

1. Título

Está tomado del primer verso de la primera sección, siempre normalizado. Cuando una misma obra se conserva en dos fuentes distintas y una de ellas tiene introducción, se ofrece el título tanto de esta como del estribillo, separadas por una barra inclinada. Cuando no hay texto pero sí hay encabezado que describa la obra se hace constar también en el campo del título, con el fin de tener una descripción en el índice de primeros versos. A continuación se indica entre corchetes y abreviado la ausencia de texto: [s.t].

2. Ubicación

Campo para dejar constancia del archivo en el que se encuentran las fuentes, ya que, si bien casi todas están en el Archivo de Música de la catedral de Valladolid, hay algunas en otras ciudades. Se emplean las abreviaturas de RISM. 

• E- PALc Archivo de música de la catedral de Palencia
• E- SAc Archivo de música de la catedral de Salamanca
• E- SEc Archivo de música de la catedral de Segovia
• E- Vc Archivo de música de la catedral de Valladolid

3. Formato fuente

Se detalla el tipo de soporte en que se encuentra la obra. Puede haber varias fuentes para una misma obra. Todas quedan recogidas en este campo. Los tres tipos de fuente aparecen abreviados de la manera siguiente: 

• P Ms: partitura manuscrita sin encuadernar
• L: si la partitura manuscrita está en formato de libro encuadernado
• pp mss: partichelas manuscritas

4. Signatura

Se ha copiado la que utilizan los archivos. 

• En el caso de los manuscritos encuadernados, se pone el número de folio después de la signatura de archivo, separado con un guión bajo. Ejemplo: "Ms. 8_8-9v". Cuando una obra está copiada en folios desordenados o en folios no consecutivos, se copian las páginas siguiendo el orden de la obra y separando los folios con barras inclinadas. Después, se explica en el campo de "Peculiaridades". Ejemplo: "Ms. 23_10-11//12v//9v". 
• Si hay varias fuentes, todas las signaturas quedan recogidas en este campo. 

5. Obra nº

Este campo es solo para aquellas obras que estén en alguno de los manuscritos encuadernados. Se indica aquí el lugar que ocupa dentro del libro. 

6. Año

La información de este campo se ha rellenado tan sólo cuando está explicitada en el encabezado de las partituras o la portada de las partichelas. La única excepción son algunas obras contenidas en el «Ms. 23», cuya fecha estimada, basada en las hipótesis sobre la ordenación del material en este manuscrito explicadas en el capítulo 5 de la tesis doctoral, se ofrece entre corchetes.

7. Encabezado normalizado 

Es la breve descripción que casi siempre hacía el compositor al principio de cada obra, en la que solía resumir la forma, el número de voces, la advocación o la plantilla. Ofrece información relevante acerca de qué aspectos consideraba más importantes, Tan sólo se toma del título de las partichelas si son la única fuente en la que aparece esa información. Se han excluido tantoel nombre del autor como el año, por tener sus campos propios.

8. Firma

Una parte importante del repertorio conservado no tiene nombre de autor, pero es atribuible a Arce por el formato, la grafía y la ubicación en las obras. Este último caso es el más común, porque en muchas ocasiones las manos de borrador están en cuadernillos o bifolios que que contenían varias obras, de las cuales solo la primera llevaba el nombre del autor. La grafía de las siguientes indicaba que era de Arce y que era necesario catalogarla, pero dejando constancia de la ausencia de firma. Por otro lado, en muchas de ellas el problema se solucionaba al hacer el cruce de referencias, ya que en muchos casos se conserva el correspondiente juego de partichelas en cuya portada sí está explicitado el compositor. 

Por lo tanto, se ha incluido un campo específico para recoger el nombre del compositor, esta vez sin normalizar, para conocer todas las grafías que tanto él como los copistas emplearon. La fuente principal de la que se toma, por ser autógrafa, son las manos de borrador. Si no hay o no tiene firma, se toma de la portada de las partichelas. En caso de que aparezca esta información en las dos fuentes, con grafías distintas, en este campo se copia lo que hay escrito en la mano de borrador y en el de "Particularidades" se deja constancia del texto de la portada de las partichelas. Cuando no consta ni el nombre ni los apellidos en ninguna de las fuentes se indica con dos rayas.

9. Forma

Cuando la forma sea clara, se hará constar en este campo. 

10. Advocación

Festividad o momento en que se utilizaba la obra. Se toma, preferentemente, del encabezado. Si no consta, se toma de la portada de las partichelas (si hay) o bien se deduce del texto. En caso de que no esté clara, se deja en blanco con dos rayas. 

11. Plantilla

Se especifica abreviada, siguiendo los criterios de RISM. 

El orden es el que aparece en la partitura.Los coros están separados por comas y mientras las voces se copian seguidas,los instrumentos van separados por guiones. Cuando las líneas que interpretan son iguales, van separadas por el signo de igualdad «=», mientras que cuandoson similares pero no idénticas se utiliza el signo aproximativo «~». Además,los instrumentos que no están especificados en la partitura aparecen mostrandola tesitura en minúscula y en el apartado de observaciones quedan recogidos losdetalles o particularidades a él referidas.   

12. Sección 01

Nombre de la primera sección. Se toma de la fuente, si lo especifica, aunque su escritura se ha normalizado. Cuando no consta y ha sido deducida por la música y el texto, aparece entre corchetes. No se aporta íncipit literario de esta sección, porque siempre es el mismo que el título. 

13. Sección 02

Nombre de la segunda sección. Se toma de la fuente, si lo especifica, aunque su escritura se ha normalizado. Cuando no consta y ha sido deducida por la música y el texto, aparece entre corchetes. No se aporta íncipit literario de esta sección, porque siempre es el mismo que el título. 

14. Íncipit literario sección 02

Primer verso de la segunda sección.

15. Resto de secciones

Nombre del resto de secciones. Se toma de la fuente, si lo especifica, aunque su escritura se ha normalizado. Cuando no consta y ha sido deducida por la música y el texto, aparece entre corchetes. No se aporta íncipit literario de esta sección, porque siempre es el mismo que el título. 

16. Particularidades

 En este campo se describen, por un lado, aclaraciones referidas sobre todo a rasgos de formato y de distribución de la música en las fuentes. Cuando un cuadernillo contiene varias obras, se detallan todas en este campo. También tienen aquí cabida otros datos como la información de portada de las partichelas, el hecho de que una obra esté incompleta o de que falte alguna parte.

Además, se detallan aquí particularidadesde la plantilla, tales como una ordenación poco habitual en la partitura, la ausencia de alguna voz, hipótesis sobre los instrumentos que no vienen especificados, aclaraciones o información adicional procedente de las partichelas, etc. 

17. Catalogaciones previas

 Aquí se ofrecen las coordenadas para encontrarlas composiciones en otros catálogos. Los datos ofrecidos van de más general amás concreto: catálogo, volumen, número de página, número de registro. La abreviatura para el catálogo muestra primero el autor y después los archivoscon las mismas siglas del RISM indicadas en el campo de la ubicación. 

Si hay varias fuentes de una misma obra,catalogadas por separado, se copiarán las referencias en el mismo orden en que aparezcanlas signaturas.  

También se añaden comentarios y aclaraciones. Nose comenta lo evidente, como por ejemplo, el que no haya un cruce de referencias,hecho visible con tan sólo comprobar que las coordenadas de la partitura no coinciden con las de las partichelas. En este campo se anotan discrepancias en la catalogación, tales como el primer verso, la descripción de la plantilla, las teorías acerca delas características de la obra, etc. 

18. Observaciones adicionales

Se añaden en este campo otra información de interés, como pueden ser apuntes sobre la grafía, el papel, el estado de las fuentes y también coincidencias con otras fuentes musicales y literarias. 

19. Coincidencias con pliegos de villancicos

Campo en el que se pueden las coincidencias de cada fuente con los pliegos de villancicos de la Biblioteca Nacional catalogados en la misma base de datos. 

20. Información complementaria

Campo reservado para grabaciones y ediciones de la obra catalogada.