Esta entrada comienza con una pequeña confesión: no puedo concebir mi proceso creativo y de investigación sin la ayuda de unas cuantas herramientas digitales que utilizo en mi día a día. Un doctorado es un recorrido difícil, y no creo que fuera capaz de afrontarlo sin tener a mano estas herramientas. Por supuesto, si tú te manejas mejor con lápiz y papel, adelante. El objetivo de este artículo es presentar algunos recursos digitales a nuestro alcance que, en mi caso, se adaptan mejor a mis necesidades y forma de trabajo que los analógicos.

He estructurado esta entrada en cinco secciones: organización de tareas, toma de notas, gestión bibliográfica, escritura y maquetación. En cada una de estas secciones expongo brevemente las técnicas y los programas informáticos que utilizo o he utilizado en el pasado. Existen para cada categoría múltiples aplicaciones que pueden ayudarte: te recomiendo probar diferentes opciones hasta dar con aquella que mejor se adapte a tu modo de trabajo. Todas las recomendaciones que indico aquí son personales y los enlaces no contienen códigos de afiliados.

Existen múltiples herramientas de organización de tareas, tanto enfocadas a equipos (Asana) como a particulares (Todoist, OmniFocus). La idea básica de estas aplicaciones consiste en ofrecer una plataforma fiable en la que podamos registrar nuestras tareas pendientes para categorizarlas, priorizarlas y estructurar nuestro trabajo de acuerdo con ellas.

El objetivo es sacar de nuestra mente todo aquello que pueda dificultar o impedir nuestra concentración. Nuestra mente está hecha para crear, no para recordar la lista de la compra para mañana o la hora a la que está fijada la reunión del viernes. Incorpora todas estas tareas a una plataforma fiable que te sirva de referencia y que revises varias veces al día, y dedica tus esfuerzos a lo que de verdad aporta valor a tu trabajo: tu proceso creativo.

Cuando una tarea me ronda la cabeza, la añado a mi bandeja de entrada digital. Más adelante, normalmente al final de cada día, las organizo en función de mis proyectos (tesis, tareas académicas, tareas personales) y subproyectos; les asigno una fecha límite, si la tienen, y una prioridad (alta, media, baja). En el momento de planificar mi trabajo para el día siguiente o para la semana que viene, reviso mi plataforma y organizo mi tiempo en función de mi energía y mis prioridades. ¡Pruébalo!

Recomiendo: el libro Getting Things Done de David Allen (traducido al español como Organízate con eficacia).

Mi dinámica de toma de notas era exclusivamente digital hasta hace poco. Unos meses atrás me di cuenta de que no me estaba funcionando, así que decidí volver parcialmente al papel y bolígrafo. Hoy utilizo herramientas distintas en función del tipo de notas que esté tomando.

Para notas de reuniones, conferencias y eventos utilizo directamente mi ordenador y un documento de texto en blanco, a poder ser sincronizado con una base de datos en línea (como Simplenote). Esto me permite anotar las ideas más relevantes sin perder demasiado el hilo del discurso y ganando tiempo — yo escribo más rápido en el ordenador que a mano—. Para facilitar esta tarea y evitar distracciones, tomo notas directamente en texto sin formato, utilizando el lenguaje «Markdown» (explico brevemente esto más abajo).

Para notas relativas a fuentes bibliográficas que he consultado y para aquellas notas que recogen mapas mentales o en las que organizo y relaciono ideas, utilizo papel y bolígrafo. ¿Por qué? Me di cuenta de que las notas digitales me imponían una estructura demasiado lineal, mientras que para este tipo de notas necesito ser un poco más flexible y caótico. El papel me permite añadir rápidamente ideas en distintos niveles y unirlas con facilidad mediante flechas o dibujos. Una vez terminadas, escaneo las notas y las añado a las entradas correspondientes en mi base de datos bibliográfica.

Recomiendo: un escáner de mano. ¡Mucho más útil y barato de lo que piensas! Si dispones de una suscripción a Office 365 puedes utilizar Microsoft OneNote como aplicación para toma de notas. Yo prefiero algo más simple y utilizo Dynalist, tanto para la toma de notas como para la organización de tareas.

Este punto es imprescindible. No puedo enfatizar suficientemente la cantidad de tiempo que incorporar a tu trabajo una aplicación de gestión bibliográfica puede ahorrarte. Estos programas (Zotero, EndNote) suelen tener una curva de aprendizaje pequeña, y los resultados que te van a dar son increíbles. Crear una base de datos en la que catalogar tus fuentes y añadir notas, comentarios y documentos es clave. Además, estos programas se ocupan de las citas de tus documentos, dándoles formato directamente en el estilo bibliográfico que necesites (APA, Chicago, etc.).

La idea es simple: añade una entrada en la base de datos por cada fuente bibliográfica o referencia que quieras almacenar. En muchas ocasiones, simplemente con arrastrar, por ejemplo, un artículo científico a tu base de datos, la aplicación recuperará los metadatos del documento y rellenará los campos bibliográficos por ti (título, autor, año, etc.). También puedes añadir libros a partir de su ISBN o artículos a partir de su DOI.

Recomiendo: sigue un buen curso, online o presencial, para aprender a utilizar gestores bibliográficos. Si trabajas en una institución académica, pregunta en la biblioteca de tu facultad o a los encargados de formación del personal.

Escribir es, sin duda, la parte más difícil de un doctorado. No se trata solo de escribir la tesis, sino también abstracts, artículos o incluso entradas de blog como esta. Mi consejo para esta sección es tan sencillo de explicar como fue difícil de descubrir: consiste en separar el proceso de escritura y el proceso de maquetación. Por escritura entiendo el hecho de escribir, prestando atención a la estructura y contenido de tu texto y no a cómo se va a ver finalmente desde un punto de vista gráfico. Por maquetación entiendo precisamente lo contrario: el hecho de tomar un texto terminado y hacerlo presentable añadiendo títulos, fijando el espaciado o decidiendo la fuente y el tamaño de letra.

Aunque parezca simple, fue un gran paso para mí darme cuenta de que los procesadores de texto están creados precisamente para procesar textos, no para escribirlos. Existe un gran número de aplicaciones que te permiten escribir con una interfaz sencilla, limpia y sin distracciones, que te ayude a concentrarte en lo que escribes. Yo utilizo Ulysses; otras opciones son iA Writer o Bear.

Por esta misma razón, en mi fase de escritura utilizo «Markdown». Markdown es un lenguaje de escritura que te permite escribir texto sin formato para exportarlo más tarde formateado. Por ejemplo, una palabra rodeada de asteriscos se convierte en una palabra en cursiva cuando exportas tu documento; una palabra rodeada de dobles asteriscos se convierte en una palabra en negrita. De esta manera, el formato no me molesta en la fase de escritura, de edición ni de revisión del texto: me ocuparé de él una vez que el texto esté finalizado.

*Este* es un ejemplo de escritura en **Markdown** antes de ser exportado.

Este es un ejemplo de escritura en Markdown tras ser exportado.

Recomiendo: emplea unas horas en buscar y probar varias de estas aplicaciones antes de decantarte por la que más se adapte a tu modo de trabajo.

Después de la escritura, edición y revisión de mi texto, llega la fase final: exporto el documento y lo maqueto en un procesador de textos. Añado elementos como el interlineado, los márgenes y sangrías; creo las citas con mi aplicación de gestión bibliográfica y genero un índice para el documento, si fuera necesario. El líder indiscutible para esto — al menos en el mundo académico — es Microsoft Word. Una vez terminado, releo mi texto por última vez y lo envío a quien corresponda.

Recomiendo: dedica un tiempo a familiarizarte con las distintas opciones de tu procesador de textos, tal como la creación de títulos, hipervínculos y referencias cruzadas. En particular, aprende a utilizar bien los estilos. Te resultarán muy útiles en las etapas finales de tu escritura académica.